IBA Redaktionsteam Immer mehr Unternehmen erkennen die Bedeutung einer guten Atmosphäre am Arbeitsplatz und planen eine Aufwertung ihrer Büros. Dazu schlüpfen sie in die Rolle des Gastgebers, oder haben das zumindest vor. Ihren Beschäftigten wollen sie künftig eine Vielzahl unterschiedlicher Räume und Angebote für verschiedenste Anforderungen zur Verfügung stellen und so dazu beitragen, dass die Mitarbeiter gerne wiederkommen. Das schließt auch die Räume ein, die auf den ersten Blick nicht mit Arbeit in Verbindung gebracht werden, so zum Beispiel die Büroküche oder Coffee Bar. Hier treffen sich Kollegen gleich zu Beginn des Arbeitstages und tauschen erste Informationen und Gedanken aus – sowohl auf privater als auch geschäftlicher Ebene. Diverse Studie zeigen, dass nicht nur das (kostenfreie) Angebot von Getränken ein Attraktivitätsfaktor ist. Viele Beschäftigte sehen in den Gesprächen über die Kaffeetasse hinweg eine Möglichkeit, sich zu vernetzen und die Kollegen besser kennenzulernen, was Zusammenarbeit, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit stärkt.
Vielfältig gestaltete Kommunikationsbereiche noch Mangelware
Bislang kommen die Flächen für informelle Kommunikation aber in den meisten Unternehmen noch deutlich zu kurz. Die Vorabauswertung einer repräsentativen forsa-Umfrage im Auftrag des IBA zeigt, dass gerade in kleineren und mittleren Unternehmen Orte für die kurze, informelle Abstimmung immer noch die Ausnahme sind. In diesen Unternehmen kann nur ein knappes Viertel der Mitarbeiter (23 %) auf eine Sitzecke mit Sofas oder Sesseln zurückgreifen, lediglich jeder Zehnte hat die Option eine informelle Besprechungszone mit Stehtischen zu nutzen. Schlimmer noch: Seit 2015 hat sich fast nichts getan und das obwohl allgemeine Einigkeit darüber herrscht, dass das Büro zum Ort der Begegnung und Kommunikation werden muss. Ein möglicher Grund dafür ist, dass die teuren Büroflächen bisher vor allem für die Arbeit am Schreibtisch gebraucht wurden.
Wenn sich jetzt aber aufgrund hybrider Arbeitsweisen im Durchschnitt weniger Mitarbeiter täglich im Büro aufhalten, könnte sich das als die Chance erweisen, die bestehenden Flächen qualitativ aufzuwerten und bestehende Defizite zu beseitigen. Mit Blick auf die Gestaltung von Kaffeebars und informellen Aufenthaltsbereichen können Unternehmen viel von der Hospitality-Branche, also der Hotellerie und Gastronomie, lernen. Dort steht traditionell die Aufenthaltsqualität im Vordergrund. Dieses Prinzip auf das Büro zu übertragen, kann helfen, nicht nur das Büro, sondern auch das Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver zu machen.
Wohlfühlatmosphäre: Verpflegung für Teams und Gemeinschaft
Ein guter Kaffee wird von vielen Mitarbeitern geschätzt. Laut Arbeitsmotivationsstudie 2019 der Manpower Group ist guter Kaffee immerhin für 26 % aller Beschäftigten ein starker Motivator. Der Gang in die Kaffeeküche und die damit verbundene kurze Pause tragen darüber hinaus zur Reduzierung von Stress bei und dass speziell Koffein einen positiven Einfluss auf Teamprozesse hat, wurde schon früher nachgewiesen. Eine gute Kaffeemaschine ist also immer eine Investition wert. Doch der Kaffee allein macht den Weg ins Büro noch nicht lohnenswert. Erst das Arbeitscafé oder die Frühstück-Bar, an der Mitarbeiter für informelle Treffen beim gemeinsamen Kaffee oder Essen zusammenkommen, macht den praktischen Mehrwert gegenüber dem Homeoffice aus.
Auch das unterstreicht die aktuelle forsa-Studie des IBA: Der persönliche Kontakt mit Kollegen und Vorgesetzten ist für die Befragten weiterhin der wichtigste Grund in das Büro zu kommen.
Noch besser ist es, wenn auch Angebote für die Verpflegung mit Nahrungsmitteln gemacht werden. Dabei sollten auch die Essgewohnheiten der Mitarbeiter bedacht werden: Bringt ein Großteil eigenes Essen mit, ist eine große Mikrowelle, in der mehr als ein Gericht aufgewärmt werden kann, hilfreich. So können Schlangen vermieden und ein gemeinsames Essen ermöglicht werden. Ein Trend aus dem Silicon Valley besteht darin, den Mitarbeitern gut ausgestattete Küchen zur Verfügung zu stellen, in denen die Teams gemeinsam kochen können. Eine Spülmaschine hilft dabei, die vorhandenen Ablage- und Kochoberflächen für viele Nutzer frei und sauber zu halten.
TIPP: Eine besonders effiziente Nutzung der vorhandenen Flächen lässt sich übrigens erreichen, wenn in Ess- und Aufenthaltsbereichen ausziehbare oder klappbare Tische zum Einsatz kommen. Damit kann die Anzahl der Sitzplätze variiert werden oder Platz für andere Nutzungen geschaffen werden.
Abwechslungsreiche Ausstattung für die vielseitige Nutzung
Doch nicht nur eine schöne Kantine ist gefragt, schon ein einladender Eingangsbereich mit bequemen Sitzgelegenheiten kann zu einer angenehmen Atmosphäre beitragen und den Austausch anregen. Generell gilt: Abwechslungsreich gestaltete Räumlichkeiten fördern die Kreativität und laden dazu ein, gewohnte Arbeitsweisen und Strukturen aufzubrechen. Je weniger Räume insgesamt zur Verfügung stehen, desto wichtiger ist es, auf variable Ausstattung, die ihren Nutzern viel Abwechslung, Inspiration und Entlastung ermöglicht, zu achten. Stehgelegenheiten sind nicht nur am Arbeitsplatz in Form eines höhenverstellbaren Schreibtisches gefragt, sondern sorgen auch bei einer Tasse Kaffee für die notwendigen Sitzpausen. Denken Sie aber an dauerhaft oder zeitweise körperlich beeinträchtigte Menschen. Neben den Stehtischen werden deshalb auch Sitzgelegenheiten benötigt. Noch besser ist es, auch in Pausenbereichen von Anfang an, auf leicht verstellbare Sitz-/Stehtische zu setzen.
Und auch der Einsatz einer Tischtennisplatte oder ähnlicher Bewegungs- und Erholungsangebote kann sich lohnen. Auch wenn sie allein vielleicht kein Anreiz sind, wieder ins Büro zu kommen, so tragen sie doch zur Stärkung des Teamzusammenhalts und zur Erhöhung der Aufenthaltsqualität bei.
Unser Fazit: Ob Kantine, Konferenzzimmer oder Pausenraum, Ziel der Gestaltung sollte eine hohe Aufenthaltsqualität in allen Bereichen sein – so fühlen sich die Mitarbeiter für Arbeit und Auszeit im Büro willkommen. Und vielleicht muss der Kaffee im Büro gar nicht besser schmecken als anderorts, wenn er in der richtigen Umgebung getrunken wird!
